Przez trzy dni testowałam w praktyce aplikację Incentive App – aplikację mobilną stworzoną specjalnie na potrzeby organizatorów podróży i pilotów. Zdała egzamin wspierając mnie w trudnym czasie wyjątkowo nie przewidywanej pogody.

Postanowiłam sprawdzić IncentiveApp mając „w odwodzie” również tradycyjną teczkę pilota. Z jednej więc strony stos dokumentów w segregatorze – każdy w osobnej „koszulce” – z drugiej strony to samo, tyle że w formie elektronicznej zapisane w moim Iphonie. Wystarczyło tylko kliknąć w ikonkę i już rozwijało się menu. Nie da się ukryć – wygodnie.

                                                                  Sms do uczestnika

Aplikację poddałam próbie podczas trzydniowej wycieczki szkolnej na Pola Grunwaldu i do Trójmiasta. Moimi podopiecznymi byli uczniowie dwóch ostatnich klas podstawówki oraz czterech wychowawców.

Na początek Lista obecności, która od razu wymagała korekty. Okazało się, że jedno z dzieci zachorowało i w miejsce niego jedzie inne. Na papierowej liście musiałam kreślić i dopisywać, przez co stała się już mniej czytelna – w komórce trzeba było tylko wymienić dane i nie pozostał najmniejszy ślad po tej operacji. Poza tym w wersji elektronicznej, klikając na każde nazwisko uczestnika rozwijałam dodatkowy pakiet informacji o nim: telefon, mail oraz niezwykle ważny punkt jakim jest Dodatkowa informacja. Tu mogłam umieścić otrzymaną dopiero od wychowawców wiadomość, że Basia N. i Kasia D. „nie jedzą zup zabielanych”, czyli cierpią na nietolerancję laktozy. W tym wypadku dopiski na liście papierowej, z dodatku na marginesie, bo 44 dzieci musiało się „zmieścić” na jednej kartce – znów okazało się mało czytelnie. 

Bardzo chwaliłam sobie samą funkcjonalność polegającą na podziale uczestników na osobne grupy. W klasycznej, papierowej teczce pilota zazwyczaj jest to jedna lista: na początku wycieczkowicze, potem nauczyciele, o ile jest to grupa szkolna, potem kierowcy. Natomiast kontakty do przewoźników lokalnych, obiektów noclegowych czy atrakcji turystycznych na trasie – ujęte są osobno w programie wycieczki. W aplikacji klikałam tylko „wybierz grupę” i w zależności od potrzeb wchodziłam w następujące grupy: Dzieci, Kadra, Kierowcy, Obiekty, Przewodnicy, Nocleg. Przy każdym nazwisku miałam kontakt do danej osoby z opcją telefonu lub sms. Dzięki temu mogłam na przykład w czasie drogi przesuwać godzinę obiadokolacji, ale też wizyty w muzeum wysyłając wiadomość. Oczywiście tak samo postępowałam i wcześniej, korzystając z danych z teczki pilota. Jednak w przypadku aplikacji wyszukanie kontaktów jest znacznie prostsze, nie trzeba ich szukać w papierach i nie trzeba też ich wszystkich umieszczać we własnej liście kontaktów w telefonie. Po zakończonej imprezie usuwa się po prostu cały plik wycieczki z komórki. Znacznym ułatwieniem okazała się też funkcja jednoczesnego wysyłania tej samej informacji do wielu osób. Traktowałam ją regularnie jak „przypominajkę”, zwłaszcza wieczorem, po kolacji, gdy zarówno dzieciaki, jak i wychowawcy byli już w swoich pokojach – wtedy dostawali ode mnie jeszcze raz informację o godzinie śniadania i odjazdu następnego dnia. Wcześniej oczywiście ogłaszałam program na kolejny dzień na kolacji. Równie przydatna była w kontaktach z nauczycielami, gdy chciałam z nimi coś ustalić, a nie było ich w pobliżu czy na przykład podróżowaliśmy autokarem, ale nie chciałam, aby nasze ustalenia słyszały dzieci. Zgodnie z przepisami dwójka wychowawców siedzi na początku pojazdu, podczas gdy pozostała dwójka – w drugiej jego części. Najbardziej jednak pomogła mi funkcja wysyłania sms do wielu osób gdy kilkoro naszych dzieciaków chwilowo zaginęło na grunwaldzkich polach, a także gdy trójka z nich została pod pokładem zwiedzanego ORP Błyskawica w Gdyni – zasłuchali się w opowieść innego przewodnika. Ponieważ najmłodsze pokolenie nie rozstaje się z komórkami ani na chwilę, uczniowie od razu odczytali wiadomość i po chwili już ich zobaczyliśmy.

Nie do przecenienia jest też udział biura przy tworzeniu aplikacji. To ono, z pomocą pilota – lub bez w zależności od stopnia współpracy wprowadza wszystkie dane. Ono też może na bieżąco korygować zawarte w niej informacje i poprzez nią kontaktować się tak z pilotem, jak i uczestnikami. Taka aktualizacja danych nie jest możliwa w przypadku teczki papierowej. Biuro może wysłać informacje mailem, ale wtedy trzeba wejść do poczty, otworzyć ją. W IncentiveApp wszystko jest pod ręką, dostępne na jeden- dwa kliknięcia.

Korekta agendy

W przypadku agendy autorzy aplikacji również się spisali. Zamiast przerzucać kartki z programem – w komórce wchodziłam od razu w wybrany dzień tygodnia i miałam cały program przejrzyście rozpisany. Mało tego, opatrzony ikonkami - symbolami danej czynności. Na przykład wyjazd to autokar, obiad – talerz i dwa widelce, nocleg – dom. Przy każdym punkcie programu osobna ikonka w formie kartki z zagiętym rogiem informowała o możliwości zamieszczenia notatki. Za ich sprawą wprowadzałam regularnie korekty do programu – gdy ulewa uniemożliwiła nam grę terenową w Sztutowie, gdzie również spaliśmy, zamieniliśmy ten punkt programu na atrakcję w postaci zwiedzania latarni morskiej w Krynicy. Zresztą to właśnie pogoda pozwoliła najbardziej docenić zalety aplikacji. Wyciąganie teczki z papierami w deszczu i sprawdzanie w niej czegoś na bieżąco jest po prostu niewygodne. Komórce nie straszne nawet oberwanie chmury. Natomiast warto mieć ze sobą w pogotowiu Power bank.

Na koniec mam jeszcze jedno niezwykle ważne spostrzeżenie. Kierowcy jadący z grupą, zwłaszcza za granicę często  nie znają trasy. Jadą więc „na GPS”, a on nierzadko bywa zawodny. Dobry pilot sam powinien znać drogę – tego zresztą nasze biura podróży wymagają. Dlatego przydadzą mu się mapy. Nie te ściągane pośpiesznie z Gogle Maps w ostatnim momencie, gdy już trzeba skręcić do danej miejscowości, czas „goni”, a my tracimy głowę. Można to uczynić jeszcze przed wycieczką, wgrywając je do IncentiveApp przez konfigurator. Nie ma bowiem możliwości, aby ta aplikacja sama wyszukała mapę potrzebnego nam miejsca.

Chciałabym, aby biura podróży wprowadziły IncentiveApp, bo to bardzo użyteczne, nowoczesne narzędzie.

Więcej informacji znajdziecie na stronie www.incentiveapp.pl