Wiosna w rozkwicie – rusza sezon turystyczny. Jestem już w „blokach startowych”. Za tydzień mam pierwszą grupę – do Włoch. Przedtem, naturalnie odprawa w biurze podróży. Tradycyjnie dostaję teczkę-segregator wypełnioną licznymi papierami: co najmniej kilkoma listami uczestników, programem, voucherami, mapami. Waży i nie jest wygodna w obsłudze. Mam do wyboru: nosić ją w torbie na ramię lub w plecaku. Zawsze waży tak samo, a za każdym razem trzeba ją wyjmować – nie zawsze w sprzyjających ku temu warunkach: nocą, w jadącym autokarze, gdy wokół jest ciemno i wszyscy śpią albo w centrum zatłoczonej metropolii. To też dodatkowy bagaż – jeśli podróżuję samolotem odbiera mi miejsce i kilogramy w moim podręcznym.

Lepsza opcja - aplikacja

A może być inaczej: poręcznie, lekko, z natychmiastowym dostępem do niezbędnych w danej chwili informacji albo do prowadzonej grupy, czy wręcz wybranej osoby. Wiem, że to możliwe. Przetestowałam właśnie IncentiveApp, aplikację mobilną stworzoną specjalnie na potrzeby organizatorów wyjazdów i pilotów. Służy ona jednocześnie samym uczestnikom. Nie wymaga wyszukanego sprzętu – można ją zainstalować na każdym urządzeniu mobilnym.

Jak to działa?

Najpierw organizator wyjazdu musi się w taką aplikację zaopatrzyć. Potem pracownik biura lub sam pilot, dzięki IncentiveApp wprowadza do komórki całą dokumentację wyjazdu. Co to daje?

- możliwość umieszczenia w jednym miejscu maksymalnej ilości danych,

- pogrupowanie „papierów” w intuicyjny, przejrzysty sposób,

- wygodę i szybkość dostępu do materiałów niezależnie od miejsca i czasu,

- szybkie dotarcie do tego, co jest dla mnie w danym momencie ważne,

Podsumowując, ta aplikacja usprawnia planowanie wyjazdu, a potem zarządzanie nim. I to bez względu na liczbę turystów.

Kontakt z grupą

Aplikacja ma jeszcze jeden, bardzo ważny atut- umożliwia łatwą komunikację z uczestnikami przed i w trakcie wycieczki. W jaki sposób? Grupa też używa IncentiveApp.

Dzięki niej ma wszystkie potrzebne informacje, mapy i agendy w swoim telefonie – często jedynej rzeczy, o której zabraniu ze sobą każdy z nas zawsze pamięta. Naturalnie dokumentacja turysty różni się od pilockiej, jest mniej szczegółowa.

Członek grupy dostaje program, bazowe wiadomości o odwiedzanych miejscach, ewentualnie sugestie spędzenia czasu wolnego, wycieczek fakultatywnych, mapy – ile biuro zaoszczędza papieru oferując je on-line. Poza tym w komórce można je dowolnie powiększyć, czego z kartką papieru się po prostu nie da. Zaopatrując turystę w takie narzędzie unikamy wielu pytań – odpowiedzi na nie, znajdzie w swojej komórce.

Organizator wyjazdu lub pilot udostępnia uczestnikom ten cały pakiet informacji za pomocą intuicyjnego konfiguratora, który pozwala na szybkie przygotowanie potrzebnych treści. Aplikacja umożliwia podział uczestników wyjazdu na osobno zarządzane podgrupy (wg miejsc zakwaterowania, przydziału do danego autokaru, preferencji uprawiania konkretnych sportów, in.). Dzięki niej pilot sprawdza listy obecności, komunikuje się z całą grupą bądź wybranymi osobami. Jest to szczególnie przydatne na przykład w sytuacji, gdy ktoś nam z wycieczki się zgubi.

Maksimum informacji

Aplikacja daje tu spore pole do popisu dla organizatora/pilota ją stosujących. Warto zgromadzić bowiem maksimum potrzebnych danych, nawet takich, które niekoniecznie wykorzystamy, ale wprowadzonych na wszelki wypadek. Można dodawać je praktycznie w nieskończoność – ta wiedza nie będzie nam ważyć, a może okazać się przydatna. Chociażby adresy najbliższych aptek, szpitali czy marketów w miejscach czasowego pobytu. IncentiveApp, po pobraniu, działa także w trybie off-line, a dzięki nowoczesnej, przejrzystej formie znajdowanie w nim potrzebnych treści jest bardzo proste.

Przetestowałam IncentiveApp na razie „na sucho”. I już wiem, że jest nam, pilotom bardzo potrzebna. To rewolucyjne wręcz rozwiązanie może znacznie uprościć naszą pracę. Poza tym, że unikniemy dźwigania papierzysk, ich czasochłonnego wyciągania i wkładania na miejsce, obaw, że zginą, zyskujemy maksimum miejsca na takie przygotowanie dokumentacji, aby nie trzeba było w trakcie drogi szukać informacji poza nią. Prowadząc grupę incentive z danego zakładu pracy lubię wiedzieć, kto tu może chcieć porządzić od początku z racji zajmowanego stanowiska. Gdy mam wśród młodocianych podopiecznych alergika, zależy mi, aby rodzice dodali mi, co może, a czego nie może absolutnie jeść. Już wkrótce podzielę się z Wami uwagami na temat tego, jak aplikacja sprawuje się w praktyce, na konkretnej trasie. W Polsce i za granicą.

Więcej informacji znajdziecie na stronie www.incentiveapp.pl